解决问题的步骤和方法

不管从事什么工作,人们都会根据解决问题的能力来评价一个人。因为问题对于每个与此相关的人来说都是一件麻烦的事情。没有人会喜欢麻烦。所以,解决问题的能力越强,能解决的问题越多,麻烦也就越少,身边的人就越开心。因为每个人都会因此受益。

尽管个人情况千差万别,但总有些解决问题的通用技巧,数学家乔治·波利亚在1945年首先提出的方法。 遵循他的四个步骤,即了解问题、设计方案、实施方案、回顾反思,就可以提高解决问题的能力,有条不紊地处理问题了。

一、了解问题的根本原因

(一)明确自己的问题

这一步骤虽然看起来简单,却至关重要。工作中最常见的问题就是没有达到设定目标。明确目标有以下两点:

(1)明确数据来源和准确性

在明确问题时,保证数据本身是准确的,才能进行后面的步骤。

可以从时间、地点、数据来源确认问题表现为哪些现象。

也可以通过向相关人员提问的方式来沟通清楚。

比如:

针对时间:这是观察哪个时间范围的数据发现问题的?

针对地点:这是哪个地区的数据?

针对数据来源:数据来自哪个部门?是否核对过数据?

(2)业务指标理解

a.分析指标含义

比如:

用“销售额”来衡量培训课程销量下降的指标。

那么销售额这个指标是怎么定义的?

通过与业务部门沟通,明确了指标定义:销售额=付费人数×平均单价。

b.分析和对比

为什么要找到比较对象呢?

问题本质上是指现状与理想状态之间的差距。因此不知道理想的状态是什么,就无法比较,从而就无法确定问题。

所以,在定义问题时,要去弄清楚“比较对象“是谁。

比如:“与上半年的月平均销售额相比,今年下半年的月平均销售额降低了大约16%”,这里的比较对象是“上半年的月平均销售额”。

二、明确自己的目标

明确的目标是成就大事业的基础,明确的目标是构筑成功地砖石,明确的目标是成功路上的里程碑。没有明确的目标你就不会成功。要想在人生的奋斗路上到达彼岸,必须要有明确的目标。

(一)制定目标的时候要用正确的思维

不管是谁?任何人都想要获得成功,都希望自己在某个方面有卓越的成就。首先要认真地规划人生奋斗的目标。

(二)正确地认识自己的能力

每个人都具有独特的能力,每个人都具有与众不同的心理特点。谁都有自己喜欢的特长,自己的能力倾向很重要,要正确地了解自己的能力。

(三)找到自己人生奋斗的方向

找到了自己人生奋斗的方向就等于有了目标。这个方向看起来简单,其实并不容易做到的,要明白自己活着为什么。人生奋斗的方向应该是明确的,实际的。

(四)目标要专一和唯一

人生一旦有了自己想要走的路就不要总是变换目标。有很多人之所以没有成就,就是目标不专一。

(五)目标更应该远大

每个奋斗的路上要取得巨大的成功,都要确立长期和远大的目标。都需要有持之以恒的精神。树立的目标要有崇高的意义。目标树立的远大,这个人成就的就会更大。

三、有计划地收集信息

工作学习中,搜集信息的能力是很关键却常常被忽视的能力。

一个完整的信息收集过程可以分为四大部分:搜索–提炼–集成–整理。

搜索–用各种搜索渠道找到所需的信息;

提炼–在众多的信息当中筛选提炼出你需要的精准信息;

集成–把经过筛选的信息,定制成个人资料库,按照自己的习惯分类整理到方便访问的地方;

整理–定期对收集的信息进行整理(删除、去重、归纳、加标签等),提升搜索效率。

四、设计问题解决方案

(一)分析信息,找出解决方案

这里要推荐大家用“5W”法。碰到问题时,不要轻易想相信表象,至少提5个问题,去找到问题的核心。

比如:找出停机的真正原因。

问题一:为什么机器停了?答案一:因为机器超载,保险丝烧断了。

问题二:为什么机器会超载?答案二:因为轴承的润滑不足。

问题三:为什么轴承会润滑不足?答案三:因为润滑泵失灵了。

问题四:为什么润滑泵会失灵?答案四:因为它的轮轴耗损了。

问题五:为什么润滑泵的轮轴会耗损?答案五:因为杂质跑到里面去了。

经过连续五次不停地问“为什么”,才找到问题的真正原因和解决的方法,在润滑泵上加装滤网。如果员工没有以这种追根究底的精神来发掘问题,很可能只是换根保险丝草草了事,真正的问题还是没有解决。

如果被表面现象所迷惑,问题依然会出现,就算采取了措施,也不过是进一步浪费人力、物力而已。有时候我们需要停下脚步,从繁忙的工作中抬起头来,看看前面的路,毕竟在错误的道路上,越努力越徒劳。

五、制定可行方案

有目的地对其进行设计和使用,定义目标和 KPI 的最佳做法是使用 SMART 标准。

SMART 目标是指以一种精确且易于传达的方式来设置目标及 KPI 的目标。SMART 是代表以下内容的缩略词:

Specific(具体的)

Measurable(可衡量的)

Achievable(可实现的)

Realistic(实际的)

Time-bound(有时限的)

SMART 指出,明确、可实现的策略目标是创建具体进度和指标的最有效方式。

SMART 目标是经过深思熟虑的策略中的各个步骤,旨在实现更大目标。

SMART 目标将是整个过程中的里程标记,让您知道您的进度以及完成情况。这不仅仅是为了到达终点,而是要采取什么步骤到达终点。SMART 目标将 SMART KPI 作为可计算的度量(包含开始和结束)。

六、评估解决方案、进行选择

除了分析问题的原始数据,还得思考解决方案是否合适。有时候,可能得检验方案或进行试验;还有时候,或许得进行模拟或“思想实验”,来看看成效如何。选择最适合、最可能奏效、不会引起更多问题的解决方案。

七、执行和评估方案

(一)执行解决方案

方案计划的本质是执行。失败最主要的原因就是没有执行好。任何计划,都是为了辅助我们更好地执行。有执行才有可能出结果,没有执行,计划就没有任何意义。没有执行的计划就是废话。

必须要强调执行力的重要性。提高执行力,不拖延,不找借口。先把事情做完,再把事情做好,不要一开始就苛求完美,结果可能会一事无成。完成,比完美更重要。

【提高执行力的基本方法】

PDCA循环,又称戴明环。含义是将质量管理分为四个阶段,即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)。

这个方法可以运用到计划执行过程中去,整个过程需要持续改进,不断完善,找到更好的自己。特别是检查阶段,非常关键,要不断反省,从执行结果去看目标和计划有没有问题,是否合理;然后作出调整,进行优化。一个没有反馈的系统是非常可怕的,人也是一样,不自我反省与反思,很容易迷失了自己。

大环套小环、小环保大环、推动大循环。

八、检查并评估成效

既然已将方案付诸实践,就必须观测评估成效。问问自己解决方案是否奏效。有助于实现目标吗?会突发什么新状况吗?认真审视问题以及解决问题的方式。

九、必要时进行调整

要铭记在心,问题的解决是周期反复的。在解决问题的过程中,会产生多种多样的潜在解决方案,每种方案都必须经过评估。倘若问题得以解决,那说明此方案合适且奏效。如若不然,就必须找寻其他替代方案,重新开始。重新审视最初的方案,如果不奏效就试着调整修改。尝试另一方案,付诸实践并审视成果。如此循环,直至问题最终解决为止。

十、持续自我提高

定期进行头脑风暴,充实自己。

解决问题的能力也得经过锻炼,才能坚实有力且长久奏效。需要经常“锻炼”。

要做有心人,这样会让自己积累更多的经验和知识,也能帮助自己获得更多锻炼的机会。有心的人工作中会思考,会实践,更容易提升能力。

(1)保持学习。

看书也好,听书也好,或者通过一些网络视频课程也好,都可以获得更多的知识和技能,同时开拓自己的眼界,获得更多的感悟。

(2)和同事搞好关系,并且遇到不同的问题要及时请教身边优秀的人。

十一、培养兴趣爱好

兴趣爱好也不失为提高问题解决能力的好方法。培养能促进问题解决或活跃大脑的兴趣。兴趣爱好可以为我们提供用之不竭的力量,让我们能够一心一意地去投入其中,以此降低了自己的功利心,提升了自己的人际关系,扩大了自己的交友范围,使自己对于相关行业变得更为精通,从而更能将自己的才华展现出来,同时也让自己能够更好地去面对工作中的困难。

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